2024-z Seminar for MSc students at ISE FEiT WUT
A MockUp Conference for group 301 in 24z semester

Imitacja konferencji do celów dydaktycznych
dla kursu SDM2 gr. 301 (ISE)
na Wydziale Elektroniki PW

W ramach przedmiotu SDM2 studenci przygotowują rozszerzone streszczenie ("Extended abstract", minimum 2 strony A4) referatu konferencyjnego dotyczącego tematyki pracy dyplomowej i zgłaszają je na fikcyjną konferencję, na której są również recenzentami.

Rejestracja autora w systemie obsługi konferencji EDAS

Nasze artykuły będziemy zgłaszali w systemie EDAS (EDitor ASsistant)- jest to profesjonalny system komputerowy, obsługujący znaczną część konferencji z naszej dziedziny. W chwili, gdy to piszę, na stronie EDAS otwarte są zgłoszenia na około 400 konferencji odbywających się w najbliższym czasie.

Proszę możliwie szybko zarejestrować sie w systemie (https://edas.info/ -> "create new account"). Przy rejestracji, w polu "afiliation" proszę podać oficjalną nazwę naszej uczelni - "Warsaw University of Technology" i nie wymyślać własnego tłumaczenia nazwy...

Zarejestrowanie artykułu

W systemie EDAS najpierw rejestrujemy artykuł na konferencję o nazwie "2025-24z Seminar for MSc students at ISE FEiT WUT - A MockUp Conference for group 301 in 24z semester". Konstrukcja nazwy konferencji jest nieco karkołomna, bo zawiera zarówno rok jako nazwę semestru, jak i rok w którym się konferencja odbywa - a w semestrach zimowych rok semestru się kłóci z rokiem konferencji. Link do zgłaszania: https://edas.info/newPaper.php?c=33146. Tu musimy podać tylko metadane artykułu - tytuł, autorów, zakres tematyczny, 10-1000 słów abstraktu. Sam tekst można załadować później, a nawet kilka razy ładować coraz to nowsze wersje; metadane można też jeszcze zmienić - ale od tej chwili artykuł już "żyje". Na naszej konferencji ważne jest też to, że mogę automatycznie zaprosić wszystkich zarejestrowanych autorów do komitetu programowego, a to jest też kilka kolejnych kroków - dlatego proszę tę rejestrację zrobić możliwie szybko. Na stronie do zgłaszania widoczne są terminy - do kiedy trzeba zarejestrować artykuł (przed majówką!), a do kiedy wgrać ostateczną wersję.

Przygotowanie i zgłoszenie tekstu

"Rozszerzone streszczenie" powino byc przygotowane po angielsku, zgodnie z typowymi wymaganiami czasopism i konferencji IEEE. Wzorce wymagań edycyjnych należy pobrać ze strony prowadzonej przez IEEE: http://www.ieee.org/conferences_events/conferences/publishing/templates.html Należy wybrać rozmiar stronicy A4 i wydrukować artykuł do formatu PDF.

Proszę zwrócić uwagę, że są pewne wymagania techniczne dotyczące zawartości pliku; system nie przyjmie plików, które ich nie spełniają.

  • Plik nie może być bitmapą (np. skanem); musi z niego dać się wyodrębnić tekst (sprawdzenie: otwórz w Acrobat Reader'ze czy Evince i spróbuj zaznaczyć i skopiować tekst; jeśli tekst się poprawnie wklei np. do edytora, jest w porządku).
  • Plik nie może zawierać hyperlinków. Jeśli się wkradły, trzeba je usunąć (patrz http://edas.info/faq221 i https://support.microsoft.com/en-us/kb/291182).
  • Czcionki muszą być osadzone w pliku (embedded). To trzeba opanować na etapie wydruku do PDF'a (patrz http://edas.info/faq109). Jeśli się tego nie zrobi, artykuł jest wyświetlany u każdego czytelnika jego lokalnymi czcionkami, co się może skończyć paskudnie. Sprawdzenie: w menu "Properties"->"Fonts" albo "Właściwości"->"Czcionki" - czcionki na liście muszą mieć notkę "Osadzona" albo "Osadzony podzestaw" ("embedded subset").

    Użytkownicy MS Worda muszą zaznaczyć opcję "PDF/A" przy zapisywaniu (sprawdzone w Wordzie2007).

Gotowy PDF należy zgłosić w systemie EDAS wybierając "My..."--"My papers", wyszukując dany artykuł na liście, a potem naciskając ikonę chmurki w wierszu "Extended abstract".
W ten sam sposób można wgrac nową wersję artykułu (nie należy wycofywać całego artykułu, po prostu podmienić wersję PDFa).

Recenzje

Studenci otrzymają wkrótce zaproszenia do TPC (Technical Program Committee) tej "konferencji" - oznacza to zaproszenie do zostania recenzentem (na większych konferencjach czasem rozróżnia się funkcje TPC i recenzentów, nasza jest mała). Takie zaproszenie należy przyjąć.

Po terminie zgłoszeń każdy student (tzn. TPC member) zostanie poproszony o zrecenzowanie dwóch-trzech referatów. Recenzje będziemy omawiali na "posiedzeniu TPC" w czasie zajęć pod koniec semestru.

A Mock-up conference for teaching purposes
for students of SDM2 course, group 301,
Faculty of Electronics Engineering at WUT

Students prepare a manuscript describing their MSc thesis ("Extended abstract", minimum 2 pages in A4 size) during the course of SDM2 class. The manuscripts are submitted to the Mock-Up Conference and then reviewed by TPC members (the TPC consists also of SDM2 students).

Registering in EDAS conference support system

Our papers will be submitted to EDAS (EDitor ASsistant) system - it is a computer system serving large number of conferences from our area of interest. Today, when I am writing this text, about 400 conferences are open for submissions at EDAS.

In preparation for your participation in the course, I suggest to register in EDAS system as soon as possible (https://edas.info/ -> "create new account"). When registering, in the "affiliation" field please enter the official name of our university - "Warsaw University of Technology"; do not invent any other translation...

Preparing the extended abstract

The extended abstract should be in English, typesetted according to the IEEEtran standard adopted for majority of IEEE and non-IEEE publications and conferences. The templates are available from IEEE: http://www.ieee.org/conferences_events/conferences/publishing/templates.html). Please choose A4 page size and print your manuscript to PDF format.

Please note the file preparation requirements; if you forget them, the system will not accept your file:

  • The file must not be a bitmap (e.g. scan), because it must allow text extraction (to check it, open with Acrobat Reader or Evince and try to mark - copy - paste to an external text editor; if you can read the pasted text, it is OK).
  • Hyperlinks are not allowed. If they have already sneaked in, you must remove them (see http://edas.info/faq221 and https://support.microsoft.com/en-us/kb/291182).
  • All fonts must be embedded. You should take care of it when printing/converting to PDF (see http://edas.info/faq109). The embedding is necessary to avoid nasty effects when each person reading it sees the paper displayed with local fonts. Check it in the PDF "properties"->"Fonts" - all the fonts should bear a note "embedded" or "embedded subset".

    MS Word users typically have to mark "PDF/A" option when saving into PDF.

The PDF file should be uploaded to EDAS system for a conference named "2025-24z Seminar for MSc students at ISE FEiT WUT - A MockUp Conference for group 301 in 24z semester" (the short name contains the semester id - and the year when it is "organized"; a tricky concept to be compliant with winter semester overlapping the calendar year boundary) Paper submission link: https://edas.info/newPaper.php?c=33146

Reviews

All students will receive the invitation to become a TPC member - please accept it. At our "conference" TPC members are also reviewers (at larger conferences these roles may be separate).

After the submission deadline you will be asked to review two or three papers of your colleagues. The reviews will be discussed at a "TPC meeting" during the course hours at the end of semester.